All rekrytering borde börja med en väl utformad kravprofil. Det är detta dokument som ligger till underlag för alla krav och önskemål man har på potentiella kandidater, men den är också användbar för att fatta beslut om vilka bedömningsmetoder som kan fungera bäst. Och den kommer att användas under hela rekryteringsprocessen.
Det är lätt hänt att man vill skynda på rekryteringen. Helst av allt skulle man ju vilja ha någon på plats redan imorgon, helst igår. Men det finns många risker involverade i att skynda på denna process, som att anställa någon som egentligen inte passar in och då behöva avskeda denne och börja om från början. En dåligt utförd rekrytering riskerar helt enkelt att vara dyrare än en noggrann men långsam sådan. Detta är varför professionella rekryterade gör det väldigt systematiskt.Att säga hur lång tid man bör spendera på att ta fram kravprofilen är svårt att säga. Det kan bero mycket på tjänsten man vill tillsätta, om det finns välformulerade befattningsbeskrivningar och liknande faktorer. En anledning till att spendera lite mer tid på denna blir dock rent juridiskt. För att inte någon ska kunna åberopa diskrimineringslagen är det viktigt att man är tydlig med sina krav för alla kandidater redan innan de söker positionen.Många organisationer har mallar för hur man tar fram en kravprofil. Har man tillgång till en sådan och anser att den fungerar kan man givetvis använda denna. Tänk dock på i beskrivningen av egenskaper som sökes bör vara väldigt tydliga. Att bara säga att man söker någon som är organiserad eller strategisk fungerar inte då olika personer kan ha väldigt olika uppfattning om vad detta egentligen betyder.Har man inga direkta befattningsbeskrivningar att skriva ned kan det vara bra att lista arbetsuppgifterna som jobbet inkluderar. I detta skede är det en bra idé att ta hjälp från medarbetare för att få tillförlitliga beskrivningar av dessa, och så man inte missar att inkludera någon arbetsuppgift.